時間管理

 “勤奮不一定效率

要聰明的利用“時間管理”。

在現(xiàn)實生活中，很多人對于時間管理的理解有所誤區(qū)，認為通過各種 “時間管理的軟件” 就可以提高自己的工作效率，而實際中， 單純的增加效率的快慢，只會讓自己變的更忙。

當然你也肯定感嘆過自己為什么時間不夠用，前些天看到一個特別有趣的問題： “工作占據(jù)了自己太多的時間了，沒有精力去學習，鍛煉和提升自己的機會都沒有了，怎么辦”。

但凡工作了幾年的人，多多少少都面臨著以上的問題， 忙了一整天還在忙，所以，你可能真的需要時間管理。

網(wǎng)上對于時間管理的定義各種各樣，在智遠看來，時間管理的目的， 首先是幫自己過的更幸福，提高生活質(zhì)量。

從而讓自己分清生活中哪些事情是 最重要的，把時間花在可以成長，可以利用的地方。

其次“時間管理”，能讓我們更有效的去梳理自己的“業(yè)務”， 自己每天CPU大腦要處理的多項進程，從而給大腦留出緩存的空間，不那么的忙碌。

01

什么是時間管理

在維基百科上是這樣定義的： 時間管理就是利用技巧，技術(shù)和工具，幫助我們完成核心的工作，實現(xiàn)目標。

時間是一種快速移動的資產(chǎn)：

上帝是公平的，給予我們每一個人一天24小時的資產(chǎn)，但是為什么很多人抱怨時間不夠用， 真的有那么忙嗎？ 這是我們應該去反思的問題。

其實我們擁有的時間可完全由自己支配，既然時間是一種資產(chǎn)，那么浪費時間必須要承擔風險，規(guī)避風險唯一的途徑，就是 “學習有效的管理自己的時間”。

（圖片來源圖蟲創(chuàng)意）

了解全天時間拆分：

要想學會“時間管理”，首先要弄清楚時間的拆分，智遠結(jié)合自己的實戰(zhàn)，我通常會把一天的時間分為3 個方面：

1.工作中的時間

2.外界占用的時間

3.自己占用的時間

工作中占用的時間：

我們每天到達公司，面對自己的上級領(lǐng)導，開會，總結(jié)，匯報，日常布置的任務， 每天要完成的核心事件，拜訪的客戶，回訪等日常工作，這些都是屬于工作當中的時間。

外界占用的時間：

早起起床洗臉刷牙，上下班的路程，吃飯，刷短視頻，信息流，回到家中陪家人，孩子，妻子，晚上睡覺等這些時間，智 遠通常稱為外界占用的時間，這些時間是不可避免，而每天必須發(fā)生的。

自己占用的時間：

智遠把這部分時間也稱之為可以支配的時間，比如下班后，周六日雙休，單休的時候， 這部分時間可以不受到領(lǐng)導，乃至公司大范圍的控制，可以利用這些時間去讀書，學習，健身等。

（圖片來源圖蟲創(chuàng)意）

時間管理的重要性：

以前不相信這句話，現(xiàn)在備有感受： “怎么樣過好一天，便如何過好一生”。

“時間本質(zhì)是一種復利思維” ， 我自 堅持寫作開始，每天都會讓 自己的 大腦進行輸入，輸出，思考，復盤， 這樣才能 更好的去成長 ，打破不同時段的 認知瓶頸，我認為這就是時間管理的重要性。

其次智遠認為 “時間管理”針對于每個人的階段不同，產(chǎn)生的效應也是不同。

比如對于小學，中學生而言，時間管理是為了培養(yǎng)孩子的 “啟蒙階段正確意識” ，好比參天大樹幼苗時期。

到了大學時間， “時間管理”，較多的投入在于“學習” ，養(yǎng)成良好的作息習慣。

比如這個階段的學生，可能面臨不想上課，玩游戲，談戀愛，社會社團活動，人際交往等， 任何一個問題的出現(xiàn)，都可能讓大學生步入彎路。

步入社會之后，成年人需要的“時間管理”， 在于更好的支配自己的時間和精力。

把工作，生活，學習成長，職業(yè)規(guī)劃合理化的進行分配，然后進行量化，從而讓自己的每個階段的目標感更加強烈，激發(fā)奮斗的動力。

02

時間管理STP1- 列工作清單

時間管理的本質(zhì)就是 ”自我掌控 “， 從“精力”和“時間“兩個方面進行掌控。

前者掌控的是大腦，而后者操控的是“時間”，只有先把這兩方面分離，我們才能更好的去規(guī)劃和運用自己的每一天。

我身邊的故事：

以前我在一家公司負責市場品牌部的時候，招聘了一位新媒體運營H先生， 他的工作時間不長，但是每天卻苦惱非常的多。

我發(fā)現(xiàn)他效率不是很高，有一次閑暇的時候我私下找他談心，交流工作，他就給我吐槽：

周一到公司，從早起吃完早餐， 打完卡開始，自己就一直在忙。

為什么感覺事情這么多，本來安排的下午有一個用戶要來公司參觀，計劃上午12點給用戶發(fā)個信息，告訴下行程， 結(jié)果到下午臨近兩個小時，才有空發(fā)過去。

下午了4點了 ，卻發(fā)現(xiàn)今天自媒體文章的推文素材還沒有找完，內(nèi)容創(chuàng)造寫了一半，配圖設(shè)計師沒有做出來。

5點了發(fā)現(xiàn) ，后天過節(jié)，你給我要的新媒體社群的“用戶活動方案”大綱，還沒有寫出來， 感覺每天都要加 班，工作好累。

同樣的時間和精力的投入，KPI以及結(jié)果自己還沒有另一位同事的好 ，我該怎么辦？感覺好心累。

 

（圖片來源圖蟲創(chuàng)意）

聽完了他的問題，相信很多初入職場工作的朋友也有感同身受過，這類問題的核心在于 “時間管理”上 ，時間管理不好， 特征就會出現(xiàn)很多。

比如 無法合理的把我自己的工作進度 ， 不擅長分配長期項目和緊急事務的時間 ， 工作忙碌或者空閑的時間安排不合理 ，自己獨立推進一個項目的時候手忙腳亂等。

那么如何進行合理化分配，時間管理的呢？ 我給他分成了四步驟， 第一個步驟就是“列清單”。

第一步按照上面所說，從自我掌控的部分開始梳理，列下清單， 把自己每天要做的每件事情寫下來，明確相應的目標。

為了 目標的切實可行，我們在 目標設(shè)定的 時候 ，需要遵照 （SMART法則） ， 我讓他私下學習這套分析工具 ，然后在根據(jù)自己的經(jīng)驗進行合理的預估要投入的時間。

S-Specific：目標一般要足夠明確的，不能夠模糊

M-Measurable：一個目標必須可以經(jīng)過努力實現(xiàn)的

R-Relevant：目標必須和其他目標具有相關(guān)性的

T-Time-based：目標必須有明確的截止期限

然后，經(jīng)過溝通，我?guī)椭鶫先生梳理了下周某一天要做的事情，大概的清單如下：

1.完成日常自己撰寫品牌推文1篇

2.溝通其他類目頻道文章2條，3條內(nèi)容推送

3.和社群運營溝通一周社群活動

4.和商品部對接一周APP首焦商品排期，提前規(guī)劃內(nèi)容

5.與品牌部門媒介溝通公眾號換量要求

6.當天其他自媒體號內(nèi)容的分發(fā)

7.做好上周公眾號的周報

列清單只是手段，找 出核心要做的事情的排序才是最重要的 ，其次列清單可以避免我們在那些不重要的事情上 消耗自己大量的注意力，耐力和個人精力。

03

時間管理STP2- 做任務排序

在時間管理中，做排序最常用的工具是 “二八效應定律” ，也成為帕累托法則， 核心表達的意思是 工作中80 %的成效是由 20 %重要的事務決定的 ，而 那些毫無效果的瑣事， 占據(jù)了我們80%的時間 。

所以進行優(yōu)先順序的排列，確認事務緊急度和重要度，是保證我們工作效果的關(guān)鍵， 這也是整個時間管理中最重要的部分。

 

（二八定律）

80%多半來自于瑣碎的事物，20%重要的少數(shù)事物，那么在工作中， 我們怎么判斷少數(shù)的重要事物有哪些呢？ 我們其實可以重點思考這幾個方面的問題：

1.這件事情的價值是什么？

2.這件事情是必須完成還是非必須？

3.這件事情是否需要我親自做？

4.這件事情如果不做，是不是就錯過了窗口期？

衡量出事物的重要度和緊急度之后，我們需要 根據(jù)“時間管理”矩陣來進行相關(guān)事務的優(yōu)先級別的排列。

時間管理優(yōu)先矩陣，是一種結(jié)合現(xiàn)代實際行為的 “時間管理理論” ，把時間按照緊迫性和重要性ABCD四個種類， 形成時間管理，緊迫性是指馬上，立刻需要處理，不能拖延。

時間管理矩陣，也叫時間四象法則 ，美國艾森豪爾將軍指出，我們的精力往往被緊急但不重要的事情所占用著，而并未完全或者盡可能的將時間的分配與精力用在重要的事情上。

該法則的核心觀點指出： 留多一點時間給重要的事情。

 

（時間管理矩陣，四象限法則）

那么對于時間管理矩陣的工作內(nèi)容，我們采取的措施不同，分類的情況也是不同的，分別如下：

1.重要且緊急：

處理的方式也相對簡單直接，就是“立刻去做” 。

通常優(yōu)先級別最高，要立刻馬上去做的，同時，如果放在“重要”的內(nèi)容總是很多的，說明自己在“時間管理”方面出現(xiàn)了很多的問題，需要想法設(shè)法的去減少它。

2.重要但不緊急：

處理的方式通常是“有計劃的去做，平時多做”。

這類工作通常飽和但不是很忙碌，可以集中精力快速處理或者攻下，做好計劃，先緊后松，盡可能在日常，把時間花在重要但不緊急的事情上， 這樣重要和緊急的工作量就會減少。

3.不重要，緊急：

處理的方式通常是“有選擇的去做”

這類工作緊急，但是不是太重要，自己可以選擇去做，也可以授權(quán)別人幫忙去做，比如自己在寫某篇文章的時候，要找一個配圖，當下要用，自己可以請別人幫忙，也可以讓設(shè)計師協(xié)助。

4.不緊急，不重要：

處理的方式通常是：“日常做，少做”

這類工作通常完成周期性比較長，在當下也不緊急，也不重要，日常處理一點點就好了，比如自己用一周寫篇文章， 那么每天碼字一點就夠，可以少做，合理抽出零散的時間去執(zhí)行。

 

（圖片來源內(nèi)容創(chuàng)意 ）

同樣，我按照上面幫H先生列出來的清單， 按照時間的四象限法則和二八定律進行了分類和排序，得出了幾個結(jié)論：

1.重要但緊急

（做好上周公眾號的周報，因為今天晚上要發(fā)給領(lǐng)導，觀察數(shù)據(jù)，做合理的新媒體運營規(guī)劃，這件事要第一時間敲定）。

2.重要但不緊急

（完成日常自己撰寫品牌推文1篇，和社群運營溝通一周社群活動，當天其他自媒體號內(nèi)容的分發(fā)）。

3.不重要但是緊急

（溝通其他類目頻道文章次條，三條內(nèi)容的推送，和商品部對接一周APP首焦商品排期，提前規(guī)劃內(nèi)容）

4.不重要也不緊急

（與品牌部門媒介同事溝通公眾號換量的要求）

這樣下來，就非常的清晰，哪些應該排在上午需要完成的，哪些是下午可以進行的。

當然不重要和不緊急的，是不是在碎片化的時間， 比如喝咖啡的時候，午餐后下樓一起散步的時候進行溝通。

04

時間管理STP3- 計劃并執(zhí)行

當優(yōu)先級排列后，我們就可以制定相關(guān)的工作計劃了， 要記住，好記性不如一個爛筆頭。

在這一步中，智遠推薦你可以借助一定的輔助工具，使我們的工作計劃可視化， 我經(jīng)常用的是印象筆記 ，也有郵箱日歷，臺 歷都可以，自己如果不喜歡也可以使用筆記本自帶的軟件。

印象筆記當中有很多“時間管理”工具模板，按照不同周期的都有，比如，年，月，日等， 智遠推薦讀者朋友使用這個PDCA工作計劃模板，給大家截圖參考：

 

（“日”PDCA計劃進度表 ）

那么在用這個工具之前，首先需要了解工具的基本作用是干什么的，先說下什么是PDCA的原則：

P-plan（計劃）：

包括方案和目標的確定，以及活動規(guī)劃，任務規(guī)劃的制定。

D-Do（執(zhí)行）：

根據(jù)自己已經(jīng)知道的信息，設(shè)計出具體的方法論，方案和計劃布局，然后在根據(jù)設(shè)計和布局，進行具體的運作，實現(xiàn)計劃中的內(nèi)容。

C-Check（檢查）：

總結(jié)執(zhí)行計劃的結(jié)果，分清哪些是對的，哪些是錯的，明確效果，然后找出問題。

A-Action（處理）：

對總結(jié)檢查的結(jié)果進行處理，對成功的經(jīng)驗加以肯定，并給予標準化，對失敗的教訓也要總結(jié)，引起重視。對于沒有解決的問題，應提交給下一個PDCA循環(huán)中去解決。

每一件事情，通常我們 會先做計劃（P） ，計劃完了以后 去實施（D）。

實施的過程中 進行檢查（C） ，檢查執(zhí)行結(jié)果是否達到了預期，分析影響的因素，出現(xiàn)問題的原因，并提出解決的措施，然后再把檢查的結(jié)果進行改進， 實施，改善（A）。