時(shí)間管理

 “勤奮不一定效率

要聰明的利用“時(shí)間管理”。

在現(xiàn)實(shí)生活中，很多人對(duì)于時(shí)間管理的理解有所誤區(qū)，認(rèn)為通過(guò)各種 “時(shí)間管理的軟件” 就可以提高自己的工作效率，而實(shí)際中， 單純的增加效率的快慢，只會(huì)讓自己變的更忙。

當(dāng)然你也肯定感嘆過(guò)自己為什么時(shí)間不夠用，前些天看到一個(gè)特別有趣的問(wèn)題： “工作占據(jù)了自己太多的時(shí)間了，沒(méi)有精力去學(xué)習(xí)，鍛煉和提升自己的機(jī)會(huì)都沒(méi)有了，怎么辦”。

但凡工作了幾年的人，多多少少都面臨著以上的問(wèn)題， 忙了一整天還在忙，所以，你可能真的需要時(shí)間管理。

網(wǎng)上對(duì)于時(shí)間管理的定義各種各樣，在智遠(yuǎn)看來(lái)，時(shí)間管理的目的， 首先是幫自己過(guò)的更幸福，提高生活質(zhì)量。

從而讓自己分清生活中哪些事情是 最重要的，把時(shí)間花在可以成長(zhǎng)，可以利用的地方。

其次“時(shí)間管理”，能讓我們更有效的去梳理自己的“業(yè)務(wù)”， 自己每天CPU大腦要處理的多項(xiàng)進(jìn)程，從而給大腦留出緩存的空間，不那么的忙碌。

01

什么是時(shí)間管理

在維基百科上是這樣定義的： 時(shí)間管理就是利用技巧，技術(shù)和工具，幫助我們完成核心的工作，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

時(shí)間是一種快速移動(dòng)的資產(chǎn)：

上帝是公平的，給予我們每一個(gè)人一天24小時(shí)的資產(chǎn)，但是為什么很多人抱怨時(shí)間不夠用， 真的有那么忙嗎？ 這是我們應(yīng)該去反思的問(wèn)題。

其實(shí)我們擁有的時(shí)間可完全由自己支配，既然時(shí)間是一種資產(chǎn)，那么浪費(fèi)時(shí)間必須要承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)唯一的途徑，就是 “學(xué)習(xí)有效的管理自己的時(shí)間”。

（圖片來(lái)源圖蟲創(chuàng)意）

了解全天時(shí)間拆分：

要想學(xué)會(huì)“時(shí)間管理”，首先要弄清楚時(shí)間的拆分，智遠(yuǎn)結(jié)合自己的實(shí)戰(zhàn)，我通常會(huì)把一天的時(shí)間分為3 個(gè)方面：

1.工作中的時(shí)間

2.外界占用的時(shí)間

3.自己占用的時(shí)間

工作中占用的時(shí)間：

我們每天到達(dá)公司，面對(duì)自己的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，開會(huì)，總結(jié)，匯報(bào)，日常布置的任務(wù)， 每天要完成的核心事件，拜訪的客戶，回訪等日常工作，這些都是屬于工作當(dāng)中的時(shí)間。

外界占用的時(shí)間：

早起起床洗臉?biāo)⒀溃�上下班的路程，吃飯，刷短視頻，信息流，回到家中陪家人，孩子，妻子，晚上睡覺(jué)等這些時(shí)間，智 遠(yuǎn)通常稱為外界占用的時(shí)間，這些時(shí)間是不可避免，而每天必須發(fā)生的。

自己占用的時(shí)間：

智遠(yuǎn)把這部分時(shí)間也稱之為可以支配的時(shí)間，比如下班后，周六日雙休，單休的時(shí)候， 這部分時(shí)間可以不受到領(lǐng)導(dǎo)，乃至公司大范圍的控制，可以利用這些時(shí)間去讀書，學(xué)習(xí)，健身等。

（圖片來(lái)源圖蟲創(chuàng)意）

時(shí)間管理的重要性：

以前不相信這句話，現(xiàn)在備有感受： “怎么樣過(guò)好一天，便如何過(guò)好一生”。

“時(shí)間本質(zhì)是一種復(fù)利思維” ， 我自 堅(jiān)持寫作開始，每天都會(huì)讓 自己的 大腦進(jìn)行輸入，輸出，思考，復(fù)盤， 這樣才能 更好的去成長(zhǎng) ，打破不同時(shí)段的 認(rèn)知瓶頸，我認(rèn)為這就是時(shí)間管理的重要性。

其次智遠(yuǎn)認(rèn)為 “時(shí)間管理”針對(duì)于每個(gè)人的階段不同，產(chǎn)生的效應(yīng)也是不同。

比如對(duì)于小學(xué)，中學(xué)生而言，時(shí)間管理是為了培養(yǎng)孩子的 “啟蒙階段正確意識(shí)” ，好比參天大樹幼苗時(shí)期。

到了大學(xué)時(shí)間， “時(shí)間管理”，較多的投入在于“學(xué)習(xí)” ，養(yǎng)成良好的作息習(xí)慣。

比如這個(gè)階段的學(xué)生，可能面臨不想上課，玩游戲，談戀愛(ài)，社會(huì)社團(tuán)活動(dòng)，人際交往等， 任何一個(gè)問(wèn)題的出現(xiàn)，都可能讓大學(xué)生步入彎路。

步入社會(huì)之后，成年人需要的“時(shí)間管理”， 在于更好的支配自己的時(shí)間和精力。

把工作，生活，學(xué)習(xí)成長(zhǎng)，職業(yè)規(guī)劃合理化的進(jìn)行分配，然后進(jìn)行量化，從而讓自己的每個(gè)階段的目標(biāo)感更加強(qiáng)烈，激發(fā)奮斗的動(dòng)力。

02

時(shí)間管理STP1- 列工作清單

時(shí)間管理的本質(zhì)就是 ”自我掌控 “， 從“精力”和“時(shí)間“兩個(gè)方面進(jìn)行掌控。

前者掌控的是大腦，而后者操控的是“時(shí)間”，只有先把這兩方面分離，我們才能更好的去規(guī)劃和運(yùn)用自己的每一天。

我身邊的故事：

以前我在一家公司負(fù)責(zé)市場(chǎng)品牌部的時(shí)候，招聘了一位新媒體運(yùn)營(yíng)H先生， 他的工作時(shí)間不長(zhǎng)，但是每天卻苦惱非常的多。

我發(fā)現(xiàn)他效率不是很高，有一次閑暇的時(shí)候我私下找他談心，交流工作，他就給我吐槽：

周一到公司，從早起吃完早餐， 打完卡開始，自己就一直在忙。

為什么感覺(jué)事情這么多，本來(lái)安排的下午有一個(gè)用戶要來(lái)公司參觀，計(jì)劃上午12點(diǎn)給用戶發(fā)個(gè)信息，告訴下行程， 結(jié)果到下午臨近兩個(gè)小時(shí)，才有空發(fā)過(guò)去。

下午了4點(diǎn)了 ，卻發(fā)現(xiàn)今天自媒體文章的推文素材還沒(méi)有找完，內(nèi)容創(chuàng)造寫了一半，配圖設(shè)計(jì)師沒(méi)有做出來(lái)。

5點(diǎn)了發(fā)現(xiàn) ，后天過(guò)節(jié)，你給我要的新媒體社群的“用戶活動(dòng)方案”大綱，還沒(méi)有寫出來(lái)， 感覺(jué)每天都要加 班，工作好累。

同樣的時(shí)間和精力的投入，KPI以及結(jié)果自己還沒(méi)有另一位同事的好 ，我該怎么辦？感覺(jué)好心累。

 

（圖片來(lái)源圖蟲創(chuàng)意）

聽(tīng)完了他的問(wèn)題，相信很多初入職場(chǎng)工作的朋友也有感同身受過(guò)，這類問(wèn)題的核心在于 “時(shí)間管理”上 ，時(shí)間管理不好， 特征就會(huì)出現(xiàn)很多。

比如 無(wú)法合理的把我自己的工作進(jìn)度 ， 不擅長(zhǎng)分配長(zhǎng)期項(xiàng)目和緊急事務(wù)的時(shí)間 ， 工作忙碌或者空閑的時(shí)間安排不合理 ，自己獨(dú)立推進(jìn)一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候手忙腳亂等。

那么如何進(jìn)行合理化分配，時(shí)間管理的呢？ 我給他分成了四步驟， 第一個(gè)步驟就是“列清單”。

第一步按照上面所說(shuō)，從自我掌控的部分開始梳理，列下清單， 把自己每天要做的每件事情寫下來(lái)，明確相應(yīng)的目標(biāo)。

為了 目標(biāo)的切實(shí)可行，我們?cè)?目標(biāo)設(shè)定的 時(shí)候 ，需要遵照 （SMART法則） ， 我讓他私下學(xué)習(xí)這套分析工具 ，然后在根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行合理的預(yù)估要投入的時(shí)間。

S-Specific：目標(biāo)一般要足夠明確的，不能夠模糊

M-Measurable：一個(gè)目標(biāo)必須可以經(jīng)過(guò)努力實(shí)現(xiàn)的

R-Relevant：目標(biāo)必須和其他目標(biāo)具有相關(guān)性的

T-Time-based：目標(biāo)必須有明確的截止期限

然后，經(jīng)過(guò)溝通，我?guī)椭鶫先生梳理了下周某一天要做的事情，大概的清單如下：

1.完成日常自己撰寫品牌推文1篇

2.溝通其他類目頻道文章2條，3條內(nèi)容推送

3.和社群運(yùn)營(yíng)溝通一周社群活動(dòng)

4.和商品部對(duì)接一周APP首焦商品排期，提前規(guī)劃內(nèi)容

5.與品牌部門媒介溝通公眾號(hào)換量要求

6.當(dāng)天其他自媒體號(hào)內(nèi)容的分發(fā)

7.做好上周公眾號(hào)的周報(bào)

列清單只是手段，找 出核心要做的事情的排序才是最重要的 ，其次列清單可以避免我們?cè)谀切┎恢匾�的事情�?消耗自己大量的注意力，耐力和個(gè)人精力。

03

時(shí)間管理STP2- 做任務(wù)排序

在時(shí)間管理中，做排序最常用的工具是 “二八效應(yīng)定律” ，也成為帕累托法則， 核心表達(dá)的意思是 工作中80 %的成效是由 20 %重要的事務(wù)決定的 ，而 那些毫無(wú)效果的瑣事， 占據(jù)了我們80%的時(shí)間 。

所以進(jìn)行優(yōu)先順序的排列，確認(rèn)事務(wù)緊急度和重要度，是保證我們工作效果的關(guān)鍵， 這也是整個(gè)時(shí)間管理中最重要的部分。

 

（二八定律）

80%多半來(lái)自于瑣碎的事物，20%重要的少數(shù)事物，那么在工作中， 我們?cè)趺磁袛嗌贁?shù)的重要事物有哪些呢？ 我們其實(shí)可以重點(diǎn)思考這幾個(gè)方面的問(wèn)題：

1.這件事情的價(jià)值是什么？

2.這件事情是必須完成還是非必須？

3.這件事情是否需要我親自做？

4.這件事情如果不做，是不是就錯(cuò)過(guò)了窗口期？

衡量出事物的重要度和緊急度之后，我們需要 根據(jù)“時(shí)間管理”矩陣來(lái)進(jìn)行相關(guān)事務(wù)的優(yōu)先級(jí)別的排列。

時(shí)間管理優(yōu)先矩陣，是一種結(jié)合現(xiàn)代實(shí)際行為的 “時(shí)間管理理論” ，把時(shí)間按照緊迫性和重要性ABCD四個(gè)種類， 形成時(shí)間管理，緊迫性是指馬上，立刻需要處理，不能拖延。

時(shí)間管理矩陣，也叫時(shí)間四象法則 ，美國(guó)艾森豪爾將軍指出，我們的精力往往被緊急但不重要的事情所占用著，而并未完全或者盡可能的將時(shí)間的分配與精力用在重要的事情上。

該法則的核心觀點(diǎn)指出： 留多一點(diǎn)時(shí)間給重要的事情。

 

（時(shí)間管理矩陣，四象限法則）

那么對(duì)于時(shí)間管理矩陣的工作內(nèi)容，我們采取的措施不同，分類的情況也是不同的，分別如下：

1.重要且緊急：

處理的方式也相對(duì)簡(jiǎn)單直接，就是“立刻去做” 。

通常優(yōu)先級(jí)別最高，要立刻馬上去做的，同時(shí)，如果放在“重要”的內(nèi)容總是很多的，說(shuō)明自己在“時(shí)間管理”方面出現(xiàn)了很多的問(wèn)題，需要想法設(shè)法的去減少它。

2.重要但不緊急：

處理的方式通常是“有計(jì)劃的去做，平時(shí)多做”。

這類工作通常飽和但不是很忙碌，可以集中精力快速處理或者攻下，做好計(jì)劃，先緊后松，盡可能在日常，把時(shí)間花在重要但不緊急的事情上， 這樣重要和緊急的工作量就會(huì)減少。

3.不重要，緊急：

處理的方式通常是“有選擇的去做”

這類工作緊急，但是不是太重要，自己可以選擇去做，也可以授權(quán)別人幫忙去做，比如自己在寫某篇文章的時(shí)候，要找一個(gè)配圖，當(dāng)下要用，自己可以請(qǐng)別人幫忙，也可以讓設(shè)計(jì)師協(xié)助。

4.不緊急，不重要：

處理的方式通常是：“日常做，少做”

這類工作通常完成周期性比較長(zhǎng)，在當(dāng)下也不緊急，也不重要，日常處理一點(diǎn)點(diǎn)就好了，比如自己用一周寫篇文章， 那么每天碼字一點(diǎn)就夠，可以少做，合理抽出零散的時(shí)間去執(zhí)行。

 

（圖片來(lái)源內(nèi)容創(chuàng)意 ）

同樣，我按照上面幫H先生列出來(lái)的清單， 按照時(shí)間的四象限法則和二八定律進(jìn)行了分類和排序，得出了幾個(gè)結(jié)論：

1.重要但緊急

（做好上周公眾號(hào)的周報(bào)，因?yàn)榻裉焱砩弦�發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)，觀察數(shù)據(jù)，做合理的新媒體運(yùn)營(yíng)規(guī)劃，這件事要第一時(shí)間敲定）。

2.重要但不緊急

（完成日常自己撰寫品牌推文1篇，和社群運(yùn)營(yíng)溝通一周社群活動(dòng)，當(dāng)天其他自媒體號(hào)內(nèi)容的分發(fā)）。

3.不重要但是緊急

（溝通其他類目頻道文章次條，三條內(nèi)容的推送，和商品部對(duì)接一周APP首焦商品排期，提前規(guī)劃內(nèi)容）

4.不重要也不緊急

（與品牌部門媒介同事溝通公眾號(hào)換量的要求）

這樣下來(lái)，就非常的清晰，哪些應(yīng)該排在上午需要完成的，哪些是下午可以進(jìn)行的。

當(dāng)然不重要和不緊急的，是不是在碎片化的時(shí)間， 比如喝咖啡的時(shí)候，午餐后下樓一起散步的時(shí)候進(jìn)行溝通。

04

時(shí)間管理STP3- 計(jì)劃并執(zhí)行

當(dāng)優(yōu)先級(jí)排列后，我們就可以制定相關(guān)的工作計(jì)劃了， 要記住，好記性不如一個(gè)爛筆頭。

在這一步中，智遠(yuǎn)推薦你可以借助一定的輔助工具，使我們的工作計(jì)劃可視化， 我經(jīng)常用的是印象筆記 ，也有郵箱日歷，臺(tái) 歷都可以，自己如果不喜歡也可以使用筆記本自帶的軟件。

印象筆記當(dāng)中有很多“時(shí)間管理”工具模板，按照不同周期的都有，比如，年，月，日等， 智遠(yuǎn)推薦讀者朋友使用這個(gè)PDCA工作計(jì)劃模板，給大家截圖參考：

 

（“日”PDCA計(jì)劃進(jìn)度表 ）

那么在用這個(gè)工具之前，首先需要了解工具的基本作用是干什么的，先說(shuō)下什么是PDCA的原則：

P-plan（計(jì)劃）：

包括方案和目標(biāo)的確定，以及活動(dòng)規(guī)劃，任務(wù)規(guī)劃的制定。

D-Do（執(zhí)行）：

根據(jù)自己已經(jīng)知道的信息，設(shè)計(jì)出具體的方法論，方案和計(jì)劃布局，然后在根據(jù)設(shè)計(jì)和布局，進(jìn)行具體的運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃中的內(nèi)容。

C-Check（檢查）：

總結(jié)執(zhí)行計(jì)劃的結(jié)果，分清哪些是對(duì)的，哪些是錯(cuò)的，明確效果，然后找出問(wèn)題。

A-Action（處理）：

對(duì)總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，對(duì)成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定，并給予標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)失敗的教訓(xùn)也要總結(jié)，引起重視。對(duì)于沒(méi)有解決的問(wèn)題，應(yīng)提交給下一個(gè)PDCA循環(huán)中去解決。

每一件事情，通常我們 會(huì)先做計(jì)劃（P） ，計(jì)劃完了以后 去實(shí)施（D）。

實(shí)施的過(guò)程中 進(jìn)行檢查（C） ，檢查執(zhí)行結(jié)果是否達(dá)到了預(yù)期，分析影響的因素，出現(xiàn)問(wèn)題的原因，并提出解決的措施，然后再把檢查的結(jié)果進(jìn)行改進(jìn)， 實(shí)施，改善（A）。